Elaborar o projeto acadêmico, preencher o plano de trabalho e abrir o processo administrativo. E para maiores esclarecimentos sugerimos o acesso ao site da FAPUR https://fapur.org.br/orientacoes/.

O Plano de Trabalho é um documento obrigatório e tem modelo específico. Nele consta informações técnicas e financeiras sobre o projeto. O coordenador deverá prever no plano de aplicação, como pretende utilizar os recursos do projeto nas rubricas de Material de consumo, Material Permanente, Diárias e Passagens, Serviços de Terceiros, Bolsas e Obras. O Plano de Trabalho poderá ser solicitado ao Departamento de Gestão de Contratos da Fapur por e-mail convenios@fapur.org.br ou através do WhatsApp Institucional (21) 2682 1337.

O Projeto Acadêmico e o Plano de Trabalho devem ser aprovados nos colegiados competentes, conforme disposto na Deliberação nº 502/2021, Capítulo II, §5, §6 e § 7. Mas em sua maioria é DEPARTAMENTO, CONSUNI e CEPEA.

Depende do tempo de finalização do Plano de trabalho, se o coordenador passou o documento via ad referendum ou aguardou todas as reuniões. Via de regra, temos uma média de 2 a 3 meses para a formalização dos projetos, atentando que nos projetos por meio da Plataforma Transfere Gov ou que originam de edital, temos um tempo maior para a formalização e recebimento do recurso.

Sim. Os procedimentos citados anteriormente independem do valor dos recursos, de modo que, todos os projetos gerenciados pela Fundação precisam cumprir o mesmo rito.

Para os Projetos sem valor fixo, ou seja, o seu projeto é de arrecadação, orientamos que o coordenador trabalhe com uma estimativa. Caso a receita seja maior do que a prevista, faremos uma alteração do plano afim de atualizar os valores.

Sim. O coordenador não precisa abrir um processo administrativo para cada via de recebimento de recurso. Todas essas previsões são feitas e descritas no plano de trabalho, dentro de um mesmo Projeto.

Sim. O projeto pode ser aditado em até 25% do valor do contrato inicial, e para isso é necessário firmar um aditivo de valor entre os partícipes.

Sim. O projeto pode ser aditado, mas limitado a 60 meses de execução. E para isso é necessário firmar um aditivo de prazo entre os partícipes.

Sim, desde que obedecidos os limites mencionados na Deliberação nº 502/21, Capítulo III.

A carga horária máxima é de 20 (vinte) horas semanais, conforme previsto no artigo 11, da Deliberação nº502/2021 do CONSU.

Sim. O plano pode ser ajustado para adequar as necessidades do projeto. E a sua tramitação

acontece dentro do processo administrativo.

Todo projeto gerido pela FAPUR é amparado por um processo administrativo.

Para seu encerramento é necessária a apresentação de relatórios técnicos e financeiros, que devem ser anexados ao processo de origem.

Os formatos das Prestações de Contas Técnica e Financeira podem obedecer a critérios pré-estabelecidos em contrato ou em modelos definidos no decorrer do processo.

O relatório técnico é uma atribuição do coordenador e equipe e os critérios de avaliação são atribuídos, na maioria das vezes, ao financiador do projeto.

No que se refere ao relatório de Prestação de Contas Financeira, deve-se apresentar todas as despesas do projeto, rendimentos de aplicação financeira e documentos comprobatórios. Os critérios de avaliação podem estar descritos em manuais disponibilizados pelos financiadores ou até mesmo descritos no instrumento contratual do projeto em questão.

Após analisada pelos órgãos competentes, os relatórios técnicos e financeiros podem ser aprovados, reprovados ou retornados para ajustes.

Em caso de resposta da análise dos relatórios supracitados, no que compete à FAPUR, havendo a necessidade de esclarecimentos técnicos para alguma despesa questionada, caberá ao coordenador encaminhar as justificativas.

A utilização dos rendimentos de aplicação financeira deve ser solicitada e formalizada, conforme instrumento contratual, para trazer segurança na execução das despesas do projeto, visto que tal procedimento altera o valor inicialmente acordado.

Deve-se cumprir o disposto em contrato. Na maioria dos casos ocorre a devolução ao financiador ou à instituição apoiada.

Os bens adquiridos com recursos de projetos gerenciados pela FAPUR ficam sob responsabilidade de seu respectivo coordenador.

Em um processo de baixa de equipamento, o coordenador do projeto deve encaminhar ao setor de Patrimônio da FAPUR um ofício solicitando a baixa, com as seguintes informações:

- Nome do projeto; - Nota fiscal do equipamento; - Descrição do item a ser baixado; - Número de patrimônio da FAPUR; - Foto do item; - Motivo da baixa.

Após o recebimento do ofício e dando sequência a solicitação, entraremos em contato dando instruções de coleta/recebimento do equipamento ou descarte.

Os bens adquiridos com recursos de projetos gerenciados pela FAPUR ficam sob responsabilidade de seu respectivo coordenador e, até que transferidos a Instituição previamente estabelecida em contrato, são patrimônios da Fundação.

Em um processo de transferência dos equipamentos com o projeto em vigência, o coordenador entra em contato com o setor de Patrimônio da FAPUR informando o(s) item(ns) de interesse, o número do patrimônio e foto, em seguida prosseguimos com o trâmite.

Em um processo de transferência dos equipamentos de projetos encerrados, é encaminhado ao coordenador a relação de todos os bens adquiridos, que deverá conferir e sinalizar os itens em uso. A partir daí, a Fundação prossegue com a transferência.

Como os equipamentos ainda são, contabilmente da FAPUR, a responsabilidade é do coordenador. Logo, o diálogo sobre a transferência/devolução dos equipamentos deve ser feito inicialmente com ele.

Não. Deverá haver cotação para a seleção do menor preço praticado, à exceção, somente na aquisição de bens e contratações de serviços exclusivos ou em haja justificativa técnica para escolha de marca/ fornecedor.

A descrição do objeto deve ser detalhada e fornecer informações suficientes para sua identificação, evitando exigências de funcionalidades desnecessárias, supérfluas ou que limitem/ direcionem a escolha de marca/ fornecedor. É preciso descrever de forma clara e precisa, através de descrições que permitam a produção, a compra dos bens ou execução dos serviços, com qualidade e que possa ser aferida facilmente. Lembrando que, quando houver alguma especificidade ou funcionalidade específica, é preciso descrever/ justificar. Em alguns casos, será necessário enviar um Termo de Referência para especificar tanto o objeto quanto as condições e exigências para a contratação.

É preciso preencher o formulário de disponível em nosso site e enviar para o protocolo da Fundação através do e-mail protocolo@fapur.org.br. É importante que na solicitação tenha a descrição/ especificação detalhada do item, sem que haja excessos que levem à limitação de marcas. As opções de formulário são:

Solicitação de Aquisição de Bens e Serviços (até 6 itens)

Solicitação de Aquisição de Bens e Serviços (até 17 itens)

Solicitação de Importação

Solicitação de Importação Avulsa

Solicitação de Passagem Aérea

Solicitação de Passagem Aérea Internacional 

Solicitação de Passagem Terrestre

Solicitação de Aquisição de Serviço de Hospedagem

Solicitação de Locação de Veículo

É preciso entrar em contato pelo e-mail importa@fapur.org.br com a proforma invoice do exportador anexada, solicitando prévia de custos para este processo. Nesta prévia, incluímos todos os valores inerentes a esta modalidade (Despesas Acessórias, valor do item convertido ao Real, Taxa bancária e DOA de 5% sobre valor convertido ao item).

Se responsável der aceite aos valores informados, solicitamos o preenchimento dos formulários: cadastro do pesquisador e solicitação de importação avulsa. Os mesmos devem ser enviados ao e-mail protocolo@fapur.org.br.

Compras com valores abaixo de 40 mil reais podem ser feitas via processo de contratação direta desde que não haja parcelamento ou fracionamento do objeto. A partir disso, em geral, a compra é feita mediante processo de licitação, salvo os casos de dispensa. Em caso de dúvida, sugere-se que o Coordenador do projeto entre em contato diretamente com o Departamento de Aquisição e Importação (DAI)para explicar o objeto e as condições da contratação antes de enviar a solicitação de compra.

Basta entrar em contato com o setor de compras (compras@fapur.org.br ou 212682-1337 – opção 1) em qualquer um dos nossos canais de atendimento e apresentar o número de ID referente ao seu processo. É muito importante apresentar essa numeração, já que a FAPUR possui diversos processos de compra em andamento simultaneamente.

É preciso enviar o comprovante de embarque para a comprovação da viagem para o e-mail do Protocolo (protocolo@fapur.org.br), informando o nº do ID. O mesmo procedimento se aplica aos processos de passagens terrestres.

Sim, desde que devidamente justificado (justificativa técnica e de preço) pelo coordenador do projeto. Algumas podem auxiliar na elaboração do texto da justificativa para elaboração do texto de justificativa, como:

Por que preciso escolher esta marca ou modelo? O que a diferencia dos demais e que a torna única? Essa escolha se justifica tornando o projeto melhor? O resultado é o esperado somente com esta marca ou modelo? Qual foram as outras opções comparadas (preço e requisitos técnicos) que foram utilizados nesse estudo para determinada escolha? Esta escolha vai melhorar o resultado final ou torná-lo mais certo e seguro? O impacto financeiro desta escolha é grande? Há recurso financeiro disponível para a compra (indicar a rubrica)?

Caso possua carta de exclusividade do fornecedor, solicitamos que seja incluída na solicitação de compra.

O preenchimento de solicitações, bem como a sua retificação para alterar determinada informação, é responsabilidade do projeto. O documento deve ser enviado ao Protocolo, através do e-mail protocolo@fapur.org.br, e deve ser informado que se trata de uma retificação do ID nº xx/20xx (informar número de identificação da solicitação).

Sim, desde que haja justificativa. O pedido de urgência ou prioridade deve ser informado na solicitação de compra, juntamente com justificativa e comprovação para tal urgência. Havendo possibilidade, diante da demanda do setor de Compras, as solicitações serão verificadas e atendidas prioritariamente caso esse pedido seja aprovado pela Diretoria.

Sim, sempre que possível, pois alguns fornecedores não entregam em local distinto daquele cadastrado no CNPJ da Fundação. Quando a entrega não for feita na sede da Fundação, o coordenador será responsável pelo recebimento e conferência do objeto. Em seguida, deverá enviar a nota fiscal atestada ao protocolo e Departamento de Aquisições e Importação - DAI. Quando se tratar de aquisição de equipamentos, o Projeto deverá enviar fotos do bem (com modelo, marca, nº de série), em até 7 dias corridos após o recebimento, ao Departamento de Aquisições e Importação - DAI, que efetuará o trâmite de Patrimônio.

Sim. Em casos específicos, tratados no Manual do Coordenador, alguns pedidos de compra são fechados diretamente pelo Projeto e são entregues na Fundação. Solicitamos, por gentileza, que o responsável pela compra solicite que constem as seguintes informações na nota fiscal emitida pelo fornecedor:

- Projeto

- Nome completo do responsável pela compra

- Telefone para contato

Além disso, é fundamental que o projeto envie um e-mail ao Protocolo (protocolo@fapur.org.br), com cópia para o Departamento de Compras (compras@fapur.org.br), avisando da futura entrega. Isso é fundamental para que identifiquemos a compra, pois, caso contrário, a mesma poderá ser recusada.

Lembramos que o horário para entrega é de 08h às 17h de segunda-feira a sexta-feira; exceto feriado/ ponto facultativo.

Os prazos dos processos de compras variam dependendo da demanda e modalidade a ser aplicada. Dependendo do tipo de demanda a ser solicitada, os formulários devem ser enviados com uma antecedência mínima de:

Locação de Veículo: 10 dias úteis anteriores a data de início da locação

Passagem: 10 dias úteis anteriores a data de embarque

Hospedagem:10 dias úteis anteriores a data de início da hospedagem

Compra Direta: 60 dias antes do término do projeto

Licitação: 120 dias antes do término do projeto

Importação: 120 dias antes do término do projeto

Obras: devem ser solicitadas com antecedência igual ao dobro do seu tempo de execução. Indica-se que este seja o primeiro item do plano de trabalho a ter sua execução solicitada à Fundação.

Sim, no site da fundação você encontrará o Manual do Coordenador e a sua leitura e conhecimento é de suma importância para a execução dos projetos. Este manual visa à orientação de todos os interessados em conhecer o funcionamento e gerenciamento praticados pela FAPUR em seus projetos e poderá ser atualizado de acordo com a necessidade de adaptação a regramentos vigentes que impactam diretamente nos processos de gerenciamento ou sempre que houver necessidade de adequações, para melhor gestão e desenvolvimento das atividades da fundação.

Sim, de acordo com o Manual do Coordenador, os formulários de Bolsas, Diárias, Ressarcimentos, Adiantamentos de Suprimento de Fundo e Solicitações de Pagamentos de Pessoas Jurídicas possuem um prazo definido de até 10 dias úteis após o protocolamento, para liquidação.

Cabe destacar que, para a realização do pagamento, todas as possíveis retificações solicitadas devem ter sido resolvidas, bem como, para os casos dos formulários de Bolsa e Diária, também será necessário que o processo de regularização de vínculo esteja concluído.

Há diversos fatores que podem ocasionar o “atraso” no pagamento de uma bolsa. Antes de tudo, verifique com o seu coordenador ou com o secretário do projeto, para saber qual a data do

protocolo e se há alguma pendência de documentação com o seu cadastro. Checadas estas informações, lembre-se que, de acordo com o Manual do Coordenador, a liquidação ocorrerá em

até 10 dias úteis após o protocolo.

O coordenador ou delegado por ele poderá entrar em contato através de nossos canais de comunicação, enviando suas perguntas e questionamentos. Basta escolher o setor desejado e informar o número de ID da solicitação.

Não. Somente receberão diárias membros pertencentes à equipe executora, previamente informados, por meio de cadastro de acordo com o item 7.1 do Manual do Coordenador.

Para cada pagamento de diária realizado, deve-se apresentar um Relatório de Diária, este documento é obrigatório. Anexo ao relatório, podem ser enviados documentos que corroboram com o deslocamento realizado. Para os casos de viagens que também gerem a compra de passagens aéreas, o bilhete/cartão de embarque deve ser guardado e apresentado à Fundação.

De acordo com o Manual do Coordenador, a entrega deste relatório deverá ocorrer em até 15 dias após a data de retorno e ser anexado ao protocolo da diária correspondente

Os formulários de diárias devem ser encaminhados, idealmente, com o prazo de 10 dias de antecedência para protocolamento e processamento da solicitação, em data que viabilize o pagamento anterior à data do deslocamento.

Para compras emergenciais de material de consumo de pequenos vultos, a FAPUR disponibiliza alguns tipos de formulários para utilização. São eles:

Adiantamento de Suprimento de Fundo - As compras devem ser realizadas em nome e CNPJ da fundação, observando a economicidade e outros princípios da Administração Pública, sendo de responsabilidade da coordenação do projeto. É obrigatório a apresentação das notas fiscais comprobatórias por meio do formulário de Prestação de Contas de Suprimento. De acordo com o Manual do Coordenador, versão 2023, o valor máximo é de R$4.000,00 (quatro mil reais), obedecendo a operacionalidade, perante as exigências do financiador e legislação.

Ressarcimento - Alguns projetos permitem o ressarcimento de despesas emergenciais. Neste caso, o solicitante utiliza recursos próprios e depois apresenta as notas fiscais em nome e CNPJ da FAPUR, atestadas pela coordenação do projeto. O valor total das compras poderá ser restituído à conta do requerente, obedecendo o mesmo valor limite do suprimento de fundos, R$4.000,00 (quatro mil reais).

Solicitação de Pagamento de Pessoa Jurídica - Com este procedimento o coordenador assume integralmente a responsabilidade de cumprir com a legislação no processo de compra e princípios da Administração Pública, apresentando juntamente com a solicitação, a nota fiscal atestada e emitida em nome e CNPJ da Fundação, e a forma de pagamento à empresa. O protocolamento do formulário deverá ser acompanhado de no mínimo 3 (três) cotações, para justificativa da

escolha do fornecedor selecionado, bem como o devido preenchimento do campo justificativa técnica para compra por essa modalidade. Caberá a FAPUR a análise dos documentos apresentados, verificando a regularidade do processo de compra e também a previsão orçamentária do projeto para aquela compra.

No Manual do Coordenador você encontrará todas as especificidades que acompanham essas solicitações. É importante reforçar que esses formulários devem ser utilizados em situação de urgência e não se aplicam a todos os projetos geridos pela fundação.

O prazo máximo para apresentação das notas fiscais comprobatórias das despesas realizadas com o adiantamento é de 30 dias. No entanto, este prazo pode ser menor, dependendo do mês, pois por uma exigência contábil, não se deve encerrar o ano com suprimento pendente. O formulário de prestação de contas deverá ser acompanhado das notas fiscais emitidas em nome e CNPJ da Fundação, bem como do comprovante de devolução do saldo não utilizado ou da declaração de

renúncia ao saldo excedente ao solicitado. Caberá ainda, a análise da Fundação para aceite ou não das notas apresentadas.

Para a devolução do saldo remanescente de seu adiantamento, o coordenador deverá solicitar ao departamento financeiro da FAPUR, os dados bancários do projeto para que seja feita a transferência. Com intuito de facilitar a transação bancária, também disponibilizamos a chave

PIX. Lembrando que o comprovante bancário da devolução deve ser anexado ao formulário de

prestação de contas.

Não haverá ressarcimento para valores que excederem ao solicitado no formulário do Adiantamento, sendo necessária a apresentação da declaração de renúncia do valor excedente.

Não, somente serão executados itens previstos no plano de trabalho vigente.

A coordenação e a equipe autorizada poderão solicitar a execução financeira e os extratos bancários do projeto. Este pedido deve ser direcionado ao departamento financeiro, por meio do WhatsApp Institucional, (21) 2682-1337 ou pelo endereço de e-mail, planejamento@fapur.org.br.

Todo recurso recebido deve ser aplicado financeiramente no fundo de investimento considerado mais rentável e de baixo risco; obedecemos às orientações contratuais, caso previstas.

A utilização dos rendimentos financeiros auferidos ao longo da vigência deverá ser solicitada por meio de ofício ao departamento de gestão de contratos da Fundação, que dará o encaminhamento necessário. É importante destacar que, deve ser consultada a possibilidade da utilização dos rendimentos pelo Projeto, uma vez que os instrumentos contratuais podem prever informações e trâmites específicos sobre este assunto.

Todos os formulários podem ser encontrados em nosso site, https://fapur.org.br/. Também poderão ser solicitados em nossos canais de comunicação.

Enquanto uma Fundação de Apoio, todos os seus recursos são provenientes exclusivamente da DOA, isto é, das Despesas Operacionais Administrativas que tem como intuito permitir a manutenção e custeio da estrutura administrativa e operacional da Fundação, ao passo que

gerencia, intermedeia e viabiliza os Projetos executados tecnicamente pela Instituição Apoiada.

No campo “Discriminação dos Serviços” devem constar as descrições dos serviços prestados e, portanto, deve ser preenchida com o que mais resume aquele pagamento. De forma geral, em casos de recebimentos acordados em contrato, deverá ser informado a parcela de referência do

recebimento, a sua etapa e/ou o objeto contratual. Também é importante se atentar às exigências de cada financiador ao que deve ser incluído na descrição da Nota Fiscal e, caso haja, incluir tais informações na descrição da solicitação. Já em casos de projetos prestadores de serviço devem incluir de forma sucinta o serviço prestado.

Para que seja possível a execução deste bem/serviço, deverá ocorrer o remanejamento financeiro, alterando o Plano de Trabalho. O Departamento de Gestão de Contratos é responsável pelo trâmite.

Diante da possibilidade de ocorrência de impostos retidos na fonte pagadora, a Fundação opta pela não utilização dos formulários de adiantamento e ressarcimento para este tipo de despesa.

Por falta de conhecimento, quando recebida a nota fiscal para pagamento, a pessoa beneficiária do suprimento de fundo não realiza a devida análise fiscal da nota, acabando por pagar o valor bruto/cheio, deixando de solicitar a retenção necessária.

Assim que concluído e formalizado o contrato/convênio, a coordenação deverá encaminhar para a Fundação, a solicitação de emissão de nota fiscal para que o nosso setor de faturamento possa emitir esta nota e encaminhar para o financiador realizar o pagamento. Em casos específicos, elaboramos um recibo ao invés de nota fiscal.

A retificação e um cancelamento de ID deverão ser encaminhados/endereçados ao setor de protocolo. É fundamental que o formulário seja identificado com o seu número de ID.

Este tipo de situação é difícil de ocorrer, no entanto, caso ocorra, deverá ser comunicado de imediato o departamento de liquidação financeira, que irá informar os dados bancários para o qual a devolução por pix e/ou transferência deverá ser feita ao projeto.

Embora não haja previsão de férias para a função de Coordenadoria de um Projeto, em casos que seja necessário a ausência do Coordenador por um período de tempo, orienta-se que seja designado, via documento oficial, um responsável; dessa forma o Projeto continua capaz de continuar suas atividades. A função de Secretariado também poderá responder pelo Coordenador com o aval do mesmo.

A solicitação deverá ser feita via e-mail para rh@fapur.org.br, com o assunto "Declaração de participação em projeto" e no corpo deverá descrever o nome completo, CPF e nome do projeto em que o membro é vinculado.

Os contratos que são elaborados pelo DGP (Departamento de Gestão de Pessoas) e serão enviados para assinatura pela plataforma Adobe Sign. Será enviado um link através do e-mail e o remetente será o Adobe Sign <adobesign@adobesign.com>, então fiquem atentos para não passar despercebido. Feito isto, basta seguir as etapas para concluir a assinatura.

As solicitações de Informe de Rendimento são para contribuintes que receberam rendimentos tributáveis acima de R$ 28.559,70 durante o ano anterior.

Os prestadores de serviços autônomos e celetistas da fundação, não precisam solicitar, o envio desses contribuintes é feito de forma compulsória.

Quando devo solicitar?

Geralmente a declaração do imposto de renda inicia-se em meados de março, a solicitação pode ser feita neste mesmo período.

Como devo solicitar?

A solicitação deverá ser feita via e-mail para rh@fapur.org.br, com o assunto "Informe de Rendimento" e no corpo deverá descrever o nome completo e CPF.